Wat is Power BI en hoe werkt het?

Heeft u – op welke manier dan ook – te maken met het visualiseren en/of analyseren van bedrijfsdata? Dan zou Power BI zomaar eens uw beste vriend kunnen worden. Dit is namelijk dé tool van Microsoft die hiervoor uitkomst biedt. Wat u er precies mee kunt? Met een paar muisklikken rapportages van uw bedrijfsgegevens tevoorschijn toveren. Dat is de korte versie. De lange versie vertellen we hieronder.

Wat is Power BI?

Power BI is een tool van Microsoft waarmee u bedrijfsdata eenvoudig visualiseert en analyseert dus. Hoe het werkt: u importeert hierin eenvoudig gegevens vanuit diverse bronnen – zoals Excel-sheets, CSV-files en SQL Server-tabellen – waarna die automatisch worden omgezet in overzichtelijke rapporten en interactieve dashboards. Bedrijfsresultaten zoals omzetcijfers en jaarrekeningen ziet u in één oogopslag en dat levert nuttige inzichten op.

De twee elementen van Power BI

Kijken we naar de vraag ‘wat is Power BI?’, dan is het goed om te benoemen dat deze tool grofweg uit twee elementen bestaat: Power BI Desktop en Power BI Service. Welke u hiervan gebruikt, dat is afhankelijk van uw voorkeuren en rol binnen een bedrijf.

Power BI Desktop

Met Power BI Desktop hebben we eigenlijk de basis van Power BI te pakken. Dat wil zeggen: in de meeste gevallen is dit het onderdeel dat u als eerst gebruikt als u met Power BI aan de slag gaat. Deze toepassing installeert u gratis op uw Windows-desktop en hierin ontwikkelt u de gewenste dashboards. U werkt dus in een offline omgeving; de applicatie is enkel op uw desktop te vinden.

Power BI Service

Wilt u de gemaakte rapportages en dashboard vervolgens wél publiceren in een online omgeving om ze bijvoorbeeld te delen met uw collega’s? Dan komt Power BI Service om de hoek kijken. Dit is het SaaS-onderdeel van Power BI en hiermee bekijkt, ververst en analyseert u de gegevens altijd en overal. Aan de hand van de mobiele Power BI-apps doet u dit zelfs via uw telefoon of tablet.

Ook met deze toepassing is het mogelijk verbinding te maken met gegevensbronnen en het is dus niet altijd nodig Power BI Desktop te gebruiken om dashboards te ontwikkelen. Het nadeel dat hier echter achter schuilt: de opties betreffende het ontwikkelproces zijn in de online versie wat beperkter.

Waarom Power BI in gebruik nemen?

Woorden als ‘eenvoudig’ en ‘snel’ vlogen u in deze tekst reeds om de oren. Dat Power BI heel wat efficiëntie op de werkvloer teweegbrengt dat kunt u zich inmiddels dan ook vast indenken. Graag zetten we de voordelen van deze tool nog eens uitgebreid op een rij. Deze vertellen u waarom u Power BI in gebruik zou moeten nemen.

1. U heeft de optie data uit diverse bronnen te combineren

Waar u zonder Power BI allerlei applicaties naast elkaar zou hebben openstaan om uw bedrijfsgegevens in beeld te brengen, heeft u met deze tool alle data ordelijk bij elkaar. U combineert data uit diverse bronnen tot één overzichtelijk geheel.

2. Informatie delen is gemakkelijk

Gemaakte rapporten en/of dashboards delen met collega’s is met Power BI een fluitje van een cent. Mailwisselingen hoeven hier niet overheen te gaan. U deelt ze direct vanuit de desktop-toepassing óf u publiceert ze online en stelt in aan wie u toegang verleent. Een extra voordeel van het online delen: data wordt automatisch vernieuwd. Iedereen heeft dus altijd de meest actuele gegevens tot zijn/haar beschikking.

3. U creëert mooie visualisaties

Of u nu een grafisch oog heeft of niet: met Power BI maakt u indrukwekkende visualisaties. U klikt een paar keer met uw muis en voor u het weet verschijnt er een heuse grafiek, tabel, landkaart of workflow op uw beeldscherm.

4. Power BI is erg snel

Alle data wordt in het geheugen opgeslagen en hierdoor hoeft u niet te wachten tot query’s zijn verwerkt. Informatie is altijd direct beschikbaar en uw geduld wordt niet op de proef gesteld.

5. Power BI en Excel werken naadloos samen

Gegevens uit Power BI toch ook in Excel beschikbaar stellen? Waar u bij andere software de gegevens dient te exporteren, heeft u bij Power BI de optie data direct te analyseren in Excel.

Hoe werkt Power BI?

Bent u overtuigd van het gemak dat Power BI u kan bieden, dan wilt u vast ook antwoord op de vraag ‘hoe werkt Power BI?’. Het een en ander hebben we al verklapt: u importeert gegevens uit diverse databronnen en Power BI zet dit om tot handige rapportages en dasboards. Maar hoe ziet dat proces eruit als we er dieper op inzoomen?

De mogelijke koppelingen

Er zijn meer dan honderd (!) databronnen waarmee Power BI standaard gekoppeld is. En deze allemaal benoemen, dat zullen we u – en onszelf – dan ook besparen. Bekende bronnen zijn bijvoorbeeld Excel, Google Analytics, MailChimp, SalesForce en SAP. Gebruikt u een andere databron en twijfelt u of Power BI hier een koppeling mee heeft? Waldemar kan u dat vertellen.

De meest gebruikte workflow

De meest gebruikte workflow begint met databronnen aansluiten en de gegevens bewerken en modelleren aan de hand van zoekopdrachten, ofwel query’s. De visuele rapportages en dasboards creëert u in Power BI Desktop, waarna u ze overzet naar Power BI Service. De data vernieuwt zich automatisch en u heeft dus te allen tijde inzicht in de meest actuele gegevens.

Power BI dashboard voorbeelden

Ook aan de slag met Power BI? Wij helpen u graag verder!

Is Power BI dan echt zo makkelijk als het klinkt? Ja en nee. Als u het trucje eenmaal onder de knie heeft, is zo’n dashboard zo gemaakt. Maar als nieuweling zorgen al die knoppen, functies en opties misschien voor best wat vraagtekens. Bij Leer Power BI volgt u daarom trainingen waarin u alle kneepjes van de tool leert.

Trainer Waldemar Haas is dankzij zijn jarenlange ervaring op het gebied van BI-oplossingen met recht expert te noemen. Zijn kennis deelt hij graag met u. Neem contact met ons op voor meer informatie óf schrijf u direct in voor een van onze cursussen.

Veelgestelde vragen over Power BI

Wat is Power BI?

Power BI is een tool van Microsoft waarmee u bedrijfsgegevens visualiseert. Door data uit diverse bronnen te importeren creëert u eenvoudig interactieve dashboards en overzichtelijke rapportages.

Is Power BI gratis?

Ja en nee. Power BI Desktop is gratis. Wilt u echter gebruikmaken van Power BI Service of een Premium-account, dan betaalt u een klein bedrag per maand. De precieze kosten van Power BI vindt u op de site van Microsoft.

Wat kan ik met Power BI?

Met Power BI zet u complexe bedrijfsgegevens in een paar muisklikken om in overzichtelijke rapportages en interactieve dashboards. Indien gewenst publiceert u deze in een onlineomgeving, die de data automatisch vernieuwt. U en uw collega’s hebben hiermee te allen tijde toegang tot de meest actuele data.

Hoe werkt Microsoft Power BI?

Als u bedrijfsgegevens uit diverse databronnen – zoals Excel, Google Analytics en MailChimp – importeert, zet Power BI dit om tot handige rapportages en dashboards. De meest gebruikte workflow is om te beginnen met het creëren van visualisaties in Power BI Desktop, waarna u ze overzet naar de onlineomgeving Power BI Service.

Waarom Power BI gebruiken?

Power BI heeft heel wat voordelen. De tool is eenvoudig in gebruik, snel, u creëert de mooiste visualisaties én u heeft al uw bedrijfsgegevens overzichtelijk bij elkaar. Al met al zorgt Power BI voor meer efficiëntie op de werkvloer.

Hoe doet Power BI het ten opzichte van de concurrent?

Power BI loopt voorop in de ontwikkelingen rondom datavisualisatie. Elke maand vinden er updates plaats van het platform die vaak nieuwe features toevoegen. Naast Power BI zijn er meer spelers op de markt die zich bezighouden met datavisualisatie. De bekendste hier van is Tableau. Zie hieronder een analyse van onderzoeksbureau Gartner die het concurrentenveld heeft geanalyseerd (februari 2018). Zie dit artikel voor een verdere toelichting.